Подчини себе время, или Как правильно спланировать рабочий день — DW | Карьера | Новости бизнеса

Дел невпроворот? В такие моменты хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а как минимум 48. Но выход есть! О секретах управления временем.

Вам знакома такая ситуация: телефон разрывается, электронный ящик пестрит сообщениями с пометкой «срочно», а к завтрашнему совещанию еще надо прочитать три отчета и подготовить свой собственный? И главное — непонятно с чего начинать, за что хвататься в первую очередь?! А тут еще коллега из соседнего отдела, который и кофе успевает попить, и всю работу переделать, и домой уходит вовремя.

Цейтнот на работе — явление, в принципе, обычное, — в конце года, на завершающей стадии проекта, в период отпусков… Но если состояние аврала становится нормой, то есть повод задуматься. Ведь часто цейтнот возникает из-за неправильного планирования рабочего времени и неверной расстановки приоритетов: вместо того, чтобы сконцентрироваться на главном, мы размениваемся по мелочам.

«Время — деньги», говорят в народе. Посыл ясен: расходуйте свое время так же бережно, как и содержимое своего кошелька. Вы же не потратите последние деньги на новый DVD, если у вас пусто в холодильнике? Правильно распорядиться 8 часами рабочего времени поможет тайм-менеджмент (от английского time-management) — совокупность приемов и методов, позволяющих более эффективно использовать наши временные ресурсы.

Теория «управления временем» — именно так чаще всего переводится слово «time-management» на русский язык — появилась в 60-х годах прошлого века в западных странах как следствие экономического прогресса. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку времени — не только в профессиональной, но и в личной жизни. Для борьбы с цейтнотом был разработан ряд методов по организации времени и повышению эффективности его использования.

Впрочем, не все согласны с понятием «управление временем». «В распоряжении у каждого из нас — 24 часа в сутки, ни больше, ни меньше. Поэтому управлять и организовывать нам приходится в первую очередь не время, а самих себя», — говорит психолог-консультант по вопросам карьеры из Берлина Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt).

И тут же приводит еще один аргумент. «О технологиях управления временем написаны десятки книг. При желании можно посетить семинары на эту тему. Но вот о том, чтобы действительно применять новые знания на практике, каждый должен позаботиться самостоятельно, — говорит она. — Поэтому более корректным, чем «управление временем», на мой взгляд, является понятие «самоорганизация» — от английского «self-management».

Итак, начинать надо с себя. Хелен Ханнерфельдт рекомендует понаблюдать за собой, чтобы определить, в какие часы вы работаете наиболее эффективно, и уже в зависимости от этого планировать рабочий день. Для планирования лучше всего использовать список дел (to-do-list), составлять который рекомендуется не на компьютере, а от руки. Вообще списки заданий — это один из самых известных инструментов тайм-менеджмента. Считается, что они не только позволяют лучше организовать себя, но и дают положительный психологический эффект. Закончив дело и вычеркнув его из списка, мы мотивируем себя «продолжать в том же духе».

Кроме того, по одному из методов тайм-менеджмента рекомендуется не только записывать все запланированные на день мероприятия, но и приблизительно рассчитывать время, которое вы планируете на них потратить. «Надо научиться оценивать, сколько времени у вас уйдет на выполнение того или иного задания, и в соответствии с этим составлять свой рабочий график. А в конце дня желательно делать небольшую ревизию и смотреть, сколько вы успели, где просчитались, а где, наоборот, справились быстрее, чем ожидалось», — поясняет берлинский тренер по организации времени Хелен Ханнерфельдт.

Очень часто, войдя в рабочий ритм, мы начинаем выполнять задания по мере их поступления, как говорится «на автомате». И нередко бывает так, что, потратив полдня на менее важные вещи, к концу работы мы вдруг осознаем, что отчет, который к завтрашнему утру ждет шеф, писать уже некогда. Чтобы верно расставить приоритеты и не хвататься за все подряд, эксперты рекомендуют использовать так называемый метод Эйзенхауэра.

Его суть заключается в том, что все дела делятся на четыре категории — «срочные и важные», «срочные, но неважные», «важные, но несрочные», «неважные и несрочные» — и выполняются именно в такой последовательности. Считается, что такой подход к работе придумал и успешно применял американский президент Дуайт Эйзенхауэр, именем которого и назван метод.

«Конечно, есть опасность переборщить и поместить слишком много дел в категорию «срочные и важные», что опять-таки провоцирует стресс. Но в целом этот способ очень хорошо помогает сконцентрироваться на главном», — говорит психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт. Кроме того, по ее словам, опыт показывает, что дела, попадающие в последнюю категорию — «неважные и несрочные» — очень часто решаются сами собой.

Людям с развитым чувством ответственности любая работа кажется важной. Однако не стоит забывать и о том, что у вас, как у любого сотрудника, есть список заданий, четко прописанный в трудовом договоре. Поэтому все, что напрямую не входит в ваши обязанности, вы с легким сердцем можете оставлять «на потом» или вообще игнорировать.

Не стоит забывать и о личных целях. Эксперты рекомендуют сконцентрироваться на заданиях, которые обогащают ваш профессиональный опыт и помогают продвинуться по карьерной лестнице. Ну а рутинную работу — тот балласт, который волей-неволей приходится тащить с собой, следует по возможности оптимизировать или доверить другому исполнителю.